Registre du temps de travail : que faut-il enregistrer en Belgique ?
Horaire flottant, temps partiel, documents sociaux : ce que l'employeur doit déjà enregistrer et conserver, et comment se préparer à l'obligation générale annoncée.
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En bref
- Il n'existe pas (encore) de « registre du temps de travail » unique imposé à tous les employeurs belges.
- Pour l'horaire flottant, un système de suivi du temps est obligatoire : identité du travailleur et durée journalière, conservées cinq ans.
- Pour le temps partiel, les horaires doivent être publiés et les dérogations enregistrées ; à défaut, le travailleur est présumé avoir presté à temps plein.
- Les documents sociaux (règlement de travail, compte individuel, décompte de paie) complètent ces obligations.
- Une obligation générale d'enregistrement est en préparation au niveau fédéral.
L'employeur belge doit déjà enregistrer le temps de travail dans deux cas principaux : l'horaire flottant (système de suivi du temps) et le contrôle des dérogations à l'horaire des travailleurs à temps partiel. Ces données se conservent cinq ans et doivent être accessibles à l'inspection.
Votre suivi du temps est-il en ordre ?
- Le règlement de travail reprend les horaires réellement appliqués.
- En cas d'horaire flottant : un système de suivi enregistre l'identité et la durée journalière de chaque travailleur.
- Pour chaque temps partiel : l'horaire est connu et une copie du contrat (ou un extrait) est disponible là où le règlement de travail peut être consulté.
- Les dérogations à l'horaire des temps partiels sont enregistrées (système de suivi ou document de contrôle).
- Les données sont conservées cinq ans et consultables par l'inspection.
- Le traitement des données de temps figure dans votre registre RGPD.
Horaire flottant : le système de suivi du temps
L'article 20ter de la loi sur le travail du 16 mars 1971, inséré par la loi du 5 mars 2017, permet l'horaire flottant via une convention collective de travail ou le règlement de travail. En contrepartie, l'employeur doit disposer d'un système de suivi du temps.
| Élément | Règle |
|---|---|
| Durée maximale | 9 heures par jour et 45 heures par semaine |
| Période de référence | Trois mois calendrier en principe, avec possibilité de la porter jusqu'à un an |
| Données à enregistrer | Identité du travailleur et durée des prestations journalières |
| Conservation | Cinq ans |
| Accès | Le travailleur et l'inspection |
Le système ne doit pas forcément être électronique, mais il doit permettre au travailleur de connaître à tout moment son solde d'heures par rapport à la durée moyenne.
Temps partiel : publicité des horaires et contrôle des dérogations
La loi-programme du 22 décembre 1989 et son arrêté royal d'exécution du 8 mars 1990 organisent le contrôle des prestations à temps partiel.
- Une copie ou un extrait du contrat mentionnant l'horaire doit se trouver là où le règlement de travail peut être consulté (papier ou électronique).
- En horaire variable, le travailleur reçoit une notification écrite et datée de ses jours et heures, selon les modalités du règlement de travail.
- Les dérogations à l'horaire sont enregistrées : soit par un système de suivi du temps (identité, début, fin, pauses), soit dans un document de contrôle.
- Les données du système de suivi sont conservées cinq ans.
Présomption de temps plein
Si les horaires ne sont pas publiés ou si les dérogations ne sont pas enregistrées, le travailleur à temps partiel peut être présumé avoir travaillé à temps plein. La preuve contraire est possible mais difficile. Les cotisations sociales peuvent alors être réclamées sur un temps plein.Les documents sociaux qui complètent le suivi
- Règlement de travail (loi du 8 avril 1965) : horaires, régimes flexibles, modalités de contrôle.
- Compte individuel de chaque travailleur : rémunération et prestations de l'année.
- Décompte de paie remis lors de chaque règlement définitif.
- Dimona : déclaration immédiate de l'emploi à l'ONSS, qui a remplacé l'ancien registre du personnel pour la plupart des employeurs.
Pour le détail de ces obligations, consultez notre guide des obligations de l'employeur.
Se préparer à l'obligation générale
À la suite de l'arrêt de la CJUE du 14 mai 2019 (C-55/18), le gouvernement fédéral prépare une obligation générale d'enregistrement du temps de travail. Les informations publiques évoquent une entrée en vigueur au 1er janvier 2027 et un délai d'adaptation jusqu'au 1er avril 2027. Aucun texte n'était publié au Moniteur belge au 3 octobre 2026.
Préparer un enregistrement fiable
- Choisir un outil qui horodate les entrées et garde la trace des corrections.
- Prévoir l'enregistrement en télétravail et en mission.
- Adapter le règlement de travail et informer les travailleurs.
- Définir qui valide les heures et comment les écarts sont traités.
- Fixer une durée de conservation cohérente avec les obligations légales.
Cas particuliers
Heures supplémentaires volontaires
La loi du 5 mars 2017 a introduit des heures supplémentaires prestées à l'initiative du travailleur, avec un accord écrit préalable. Leur enregistrement facilite le suivi des plafonds applicables, qui ont pu évoluer depuis : vérifiez le régime en vigueur auprès du SPF Emploi.
Travailleurs mobiles et itinérants
Pour un travailleur sans lieu fixe, un enregistrement via application mobile permet de documenter les prestations. Les règles sectorielles peuvent prévoir des modalités spécifiques.
Bénévoles d'ASBL
Les volontaires ne sont pas des travailleurs salariés : les règles de durée du travail ne s'appliquent pas à eux. Attention toutefois à ne pas confondre volontariat et travail salarié déguisé.
Erreurs fréquentes
- Ne pas tenir de copie de l'horaire des temps partiels là où le règlement de travail est consultable.
- Modifier l'horaire d'un temps partiel variable sans notification écrite et datée.
- Appliquer un horaire flottant non prévu dans le règlement de travail.
- Utiliser un outil qui permet d'écraser les heures sans garder de trace.
- Supprimer les données de temps avant cinq ans.
Ce qu'il faut retenir
- Le suivi du temps est déjà obligatoire pour l'horaire flottant et encadré pour le temps partiel.
- Conservation : cinq ans, avec accès pour le travailleur et l'inspection.
- À défaut de contrôle du temps partiel, présomption de temps plein.
- Anticipez l'obligation générale annoncée, sans attendre la publication au Moniteur.
Sources officielles
Dernière vérification :
- Moniteur belge — Loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable(nouvel onglet)
- SPF Emploi, Travail et Concertation sociale — Contrôle des prestations des travailleurs à temps partiel(nouvel onglet)
- SPF Emploi, Travail et Concertation sociale — Règlement de travail(nouvel onglet)
- ONSS – Sécurité sociale — Dimona : quand remplir une déclaration ?(nouvel onglet)
- EUR-Lex — CJUE, 14 mai 2019, CCOO, C-55/18(nouvel onglet)
Questions fréquentes
Le registre du personnel existe-t-il encore ?
Pour la plupart des employeurs, la déclaration Dimona à l'ONSS a remplacé le registre du personnel. Elle doit être faite au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler.
Combien de temps conserver les données de pointage ?
Cinq ans pour les données du système de suivi du temps en horaire flottant et pour le système de suivi utilisé pour le temps partiel. Le RGPD impose de ne pas les garder plus longtemps que nécessaire.
Le système doit-il être électronique ?
Pas nécessairement pour l'horaire flottant. Pour le temps partiel, un document de contrôle papier reste possible à défaut de système de suivi du temps.
Qui peut consulter les données ?
Le travailleur concerné et les services d'inspection compétents. Limitez l'accès interne aux personnes qui en ont besoin.
Outils et modèles
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Le pointage est-il obligatoire en Belgique ?
Pas d'obligation générale de pointer aujourd'hui, mais des cas où un système de suivi du temps est déjà imposé, et une obligation générale en préparation au niveau fédéral.
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