Checklist de mise en conformité Peppol

Quand l'utiliser ?

• Vous démarrez votre mise en conformité Peppol.
• Vous voulez vérifier qu’aucune étape n’a été oubliée après l’inscription.
• Vous changez de logiciel de facturation ou de prestataire Peppol.
• Vous devez rendre compte au conseil d’administration ou à l’associé de l’état d’avancement.

CHECKLIST PEPPOL – [Nom de l’entreprise ou de l’ASBL] – numéro d’entreprise [0000.000.000]Responsable : [Nom] – Date de mise à jour : [JJ/MM/AAAA]1. STATUT ET CHAMP D’APPLICATION☐ Statut TVA confirmé : [assujetti / mixte / exempté article 44 / franchise / non assujetti]☐ Numéro de TVA BE actif vérifié☐ Liste des clients assujettis belges établie ([nombre] clients)☐ Opérations exemptées (article 44) identifiées, le cas échéant2. CHOIX DE LA SOLUTION☐ Logiciel ou point d’accès choisi : [nom du prestataire]☐ Prestataire vérifié parmi les prestataires Peppol certifiés☐ La solution émet ET reçoit en Peppol BIS (UBL)☐ Lien avec la comptabilité vérifié avec le comptable : [nom]☐ Export complet des factures (XML) possible3. INSCRIPTION SUR LE RÉSEAU☐ Inscription réalisée avec le numéro d’entreprise le [JJ/MM/AAAA]☐ Présence vérifiée dans l’annuaire Peppol☐ Aucun autre enregistrement actif chez un autre prestataire4. FACTURES SORTANTES☐ Fiches clients complétées (numéro d’entreprise, numéro de TVA)☐ Joignabilité Peppol des clients vérifiée☐ Première facture structurée envoyée et acceptée le [JJ/MM/AAAA]☐ Notes de crédit émises au même format que les factures☐ Procédure prévue si un client ne peut techniquement pas recevoir (facture classique + trace)5. FACTURES ENTRANTES☐ Fournisseurs informés de la réception via Peppol☐ Première facture fournisseur reçue via Peppol le [JJ/MM/AAAA]☐ Circuit de validation défini : réception [nom], approbation [nom], paiement [nom]☐ Transmission automatique ou régulière au comptable6. ARCHIVAGE☐ Fichiers structurés conservés tels qu’émis ou reçus☐ Durée de conservation respectée (en principe 10 ans en TVA)☐ Sauvegarde ou export prévu en cas de changement de prestataire7. FISCALITÉ ET SUIVI☐ Éligibilité à la déduction de 120 % vérifiée avec le comptable (frais d’abonnement et de consultance)☐ Supplément « facturation électronique » mentionné séparément sur la facture du fournisseur, le cas échéant☐ Veille sur l’e-reporting envisagé pour 2028 (efacture.belgium.be)Remarques : [à compléter]

Comment le compléter

1. Commencez par la partie 1 : le statut TVA détermine si vous devez émettre, recevoir, ou les deux.
2. Indiquez une date à chaque étape franchie : utile en cas de contrôle pour montrer votre démarche.
3. Si votre structure n’émet pas de factures B2B, la partie 4 peut être marquée « sans objet », mais pas la partie 5 si vous êtes identifié à la TVA avec un numéro BE.
4. Faites relire la partie 7 par votre comptable : la déduction de 120 % ne vise que certains contribuables et certains frais.
5. Vérifiez votre inscription avec l’outil Vérifier Peppol.

Questions fréquentes