Modèle de procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’ASBL

Quand l'utiliser ?

• Pour l’assemblée générale annuelle qui approuve les comptes de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant (dans les six mois de la clôture de l’exercice).
• Lorsque l’AG doit aussi nommer, renouveler ou révoquer des administrateurs.
• Comme base pour une AG tenue en partie à distance, si l’organe d’administration a prévu cette possibilité.
• À ne pas utiliser tel quel pour une modification des statuts ou une exclusion de membre : ces décisions obéissent à des règles de quorum et de majorité renforcées.

[DÉNOMINATION DE L’ASBL] ASBLSiège : [adresse complète du siège]Numéro d’entreprise : [0XXX.XXX.XXX]PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DU [date]1. Ouverture de la séanceLa séance est ouverte le [date] à [heure], à [lieu / « par voie électronique » / « en mode hybride »], sous la présidence de [nom, fonction].[Nom] est désigné(e) comme secrétaire de séance. [Le cas échéant : [nom(s)] sont désignés comme scrutateurs.]2. Convocation et présencesL’assemblée a été convoquée le [date d’envoi] par [mode de convocation prévu par les statuts : courriel / courrier…], avec l’ordre du jour joint à la convocation.Membres présents : [nombre] — liste en annexe [ou noms].Membres représentés par procuration : [nombre] — procurations conservées en annexe.Membres participant à distance : [nombre / « néant »].Total des membres présents ou représentés : [nombre] sur [nombre total de membres inscrits au registre].Administrateurs présents : [noms]. Commissaire : [nom / « l’association n’a pas de commissaire »].Le président constate que l’assemblée est valablement constituée [conformément à l’article [X] des statuts] et peut délibérer sur les points à l’ordre du jour.3. Ordre du jour1) Rapport de l’organe d’administration sur l’exercice [année] ;2) [Le cas échéant : rapport du commissaire] ;3) Approbation des comptes annuels de l’exercice clôturé le [date de clôture] ;4) Approbation du budget de l’exercice [année] ;5) Décharge aux administrateurs [et au commissaire] ;6) Nomination / renouvellement d’administrateurs ;7) [Montant des cotisations [année], si les statuts le confient à l’AG] ;8) Divers (sans décision).4. Délibérations et décisionsPoint 1 — L’organe d’administration expose la situation financière et l’exécution du budget de l’exercice [année]. [Résumé des principaux éléments : activités, résultat de [montant] €, faits marquants.]Questions des membres et réponses des administrateurs : [résumé].Point 3 — Les comptes annuels de l’exercice clôturé le [date], présentant un total de [montant] € et un résultat de [bénéfice/perte] de [montant] €, sont soumis à l’assemblée.Vote : pour [nombre] — contre [nombre] — abstentions [nombre]. Les comptes annuels sont [approuvés / rejetés].Point 4 — Le budget de l’exercice [année] est soumis à l’assemblée.Vote : pour [nombre] — contre [nombre] — abstentions [nombre]. Le budget est [approuvé / rejeté].Point 5 — Par vote spécial, l’assemblée se prononce sur la décharge aux administrateurs [et au commissaire] pour l’exercice [année].Vote : pour [nombre] — contre [nombre] — abstentions [nombre]. La décharge est [accordée / refusée].Point 6 — L’assemblée [nomme / renouvelle le mandat de] [nom, prénom, domicile] en qualité d’administrateur, pour une durée de [durée selon les statuts], à partir du [date]. [Le mandat de [nom] prend fin le [date] / [nom] est révoqué(e).]Vote : pour [nombre] — contre [nombre] — abstentions [nombre].Point 7 — [Décision sur les cotisations, le cas échéant.]Point 8 — Divers : [points abordés, sans décision].[Si participation à distance : Incidents techniques ayant empêché ou perturbé la participation ou le vote à distance : [description / « aucun »].]5. ClôtureL’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].Fait à [lieu], le [date].Le président : [nom et signature]            Le secrétaire : [nom et signature][Autres signatures requises par les statuts]Annexes : liste des présences, procurations, comptes annuels, budget, [rapport du commissaire].

Comment le compléter

1. Reprenez la dénomination, l’adresse du siège et le numéro d’entreprise exactement comme ils figurent à la Banque-Carrefour des Entreprises.
2. Vérifiez dans vos statuts qui préside l’AG, les règles de quorum et de majorité pour les décisions ordinaires et qui doit signer le PV : le CSA ne fixe pas tout, vos statuts complètent.
3. Comptez les présents et les représentés à partir du registre des membres : seuls les membres effectifs votent. Conservez les procurations avec le PV.
4. Notez les votes chiffrés point par point. La décharge fait l’objet d’un vote spécial, après l’approbation des comptes.
5. Pour une nomination ou une fin de mandat d’administrateur, indiquez nom, prénom et domicile : un extrait doit ensuite être déposé au greffe du tribunal de l’entreprise pour publication aux Annexes du Moniteur belge.
6. Après l’AG, déposez les comptes annuels : à la BNB pour les ASBL qui ne sont pas petites (dans les trente jours de l’approbation), au greffe pour les autres. Voir comptes annuels ASBL.
7. Conservez le PV signé avec les archives de l’association et envoyez-le aux membres selon le mode prévu par vos statuts.

Questions fréquentes